ERP, un modèle pour la gestion d’entreprises

ERP est un progiciel de gestion intégré hyper fonctionnel dont se servent toutes les entreprises modernes dans le monde.

ERP définition

ERP et PGI

ERP et PGI : sous ces deux noms, une seule et même chose.

ERP est l’abréviation anglaise d’Entreprise Resource Planning (la “planification des ressources de l’entreprise”).

PGI est son correspondant français, qui signifie Progiciel de Gestion Intégré. C’est un néologisme qui fut créé en 1973 par Jean-Erick Forge (mais la chose existait déjà depuis quelques années…).erp , définition

Un progiciel, qu’est-ce que c’est? C’est simplement la contraction de deux termes : produit et logiciel. Il s’agit en fait d’un logiciel applicatif qu’on peut décrire en 4 points :

  • il remplit plusieurs fonctions
  • il est programmable et adaptable aux besoins des utilisateurs (et donc des entreprises)
  • il peut être utilisé simultanément par plusieurs personnes à la fois (s’ajuste au modèle d’une entreprise)
  • il est vendu sur les marchés de masse

Le progiciel est un logiciel applicatif… Oui, mais si on ne sait pas ce qu’est un logiciel applicatif? En réalité, c’est une chose très simple, et quotidienne. On désigne par là une application (ou applicatif), c’est-à-dire, pour les informaticiens, un programme (éditeur de texte, navigateur web, lecteur multimédia, jeu vidéo). Le programme est directement ouvert par l’utilisateur pour réaliser une ou un ensemble de tâche(s). Ainsi, vous utilisez tous les jours des logiciels applicatifs, et maintenant vous connaîtrez leur nom précis…

Logiciels spécifiques et progiciel intégré

Le progiciel se différencie de son aîné, les logiciels spécifiques.

Ceux-si sont des logiciels développés à la demande du client et ils ne remplissent qu’une seule fonction.

Ou, selon le tableau suivant, qui résume les différences entre progiciel et logiciels spécifiques :

Logiciels spécifiquesProgiciel intégré
FonctionUniqueMultiple
ConceptionA la demandeStandard

Attention : si une conception à la demande peut sembler un avantage des logiciels spécifiques, c’est qu’on n’en voit pas immédiatement le revers ! Délais très longs, remaniement difficile, évolution qui rend caducs les besoins du passé… A la différence de cela, le progiciel intégré offre une architecture déjà créée et développée (aucun délai), à laquelle chaque entreprise apporte ensuite les modifications qu’exige son activité.

ERP

Toutes les tâches d’une entreprise prise en charge par l’ERP

Au commencement de l’ERP, le MRP

Comme pour toute création, innovation ou amélioration d’un produit, le point de départ fut un besoin précis.

Un lieu : Etats-Unis. Un nom : Joseph Orlicky. Une entreprise : Toyota. Un besoin : unifier (ou intégrer) les fonctions de gestion de l’entreprise.

C’est à ce moment que se développe l’ancêtre des ERP : le MRP (Material Requirements Planning), qui est étudié à partir du programme de production de la marque nippone et voit le jour en 1965. MRP0 est alors un module qui sert à gérer les besoins en matières premières.

Il est amélioré dans les années qui suivent, sous l’action d’Oliver Wight et Georges Plossl, et en 1979, il comporte déjà, en plus de la gestion des matières premières et des composantes, une planification pour le lancement des produits sur le marché.

A partir de 1990, le MRP étend son champ d’action à toutes les fonctions de l’entreprise, et devient ERP (le E d’entreprise remplace le M de Matériel).

Pourquoi des ERP ?

Une entreprise comporte plusieurs secteurs : la production, le marketing, les achats, la comptabilité, les ressources humaines, les fournisseurs, le service client, les stocks… On comprend aisément que si chacun de ces secteurs est traité indépendamment des autres, par une personne ou un logiciel, il faut ensuite les unifier, pour avoir une vue globale de l’activité de l’entreprise. Ce qui fait perdre du temps, de l’argent, et peut provoquer des erreurs, des oublis,… Manque d’efficacité, manque de visibilité, duplication d’efforts, dysfonctionnements et au bout du tunnel : une perte de compétitivité de l’entreprise.

C’est justement ce que les ERP permettent d’éviter.

L’ERP permet d’homogénéiser toutes les informations que l’entreprise doit traiter, en les rassemblant dans la base de données d’un seul logiciel. Ainsi, les différents départements d’une entreprise ne relèvent pas d’une gestion partielle et quasi autonome, mais sont tous accessibles en même temps et à plusieurs personnes, ce qui fait de l’entreprise un organisme qu’on peut ausculter à tout moment et sur tous les points de vue. Cela en rend la gestion beaucoup plus aisée, efficace et productive !

En résumé, les ERP sont des logiciels dont l’ambition est de suivre et tracer toute l’activité de l’entreprise, de l’acquisition des prospects au service client, dans une seule base de données unifiée, et par conséquent, hyper fonctionnelle.

Programme unique, l'ERP permet de relier tous les secteurs de l'entreprise et de faciliter leur gestion

Programme unique, l’ERP permet de relier tous les secteurs de l’entreprise et de faciliter leur gestion

Les principes des ERP

La philosophie des ERP, c’est que l’union l’emporte sur la diversité et le cloisonnement. Il faut trouver une tour unique de contrôle, d’observation et de gestion (à la manière du Panopticon de Bentham). Ou, pour citer un mathématicien célèbre :

Les bâtiments qu’un seul architecte a entrepris et achevés ont coutume d’être plus beaux et mieux ordonnés que ceux que plusieurs ont tâché de raccommoder. Descartes

Partant de là, on peut distinguer 2 principes qui guident les ERP :

  • l’unicité : un ERP installé dès le départ sera supérieur en fonctionnalité et efficacité aux modules multiples ayant des provenances hétérogènes. Une seule pour une gestion cohérente, simple et efficace.
  • la personnalisation : l’ERP, s’il dispose d’une structure standard, est ensuite adaptable, paramétrable et ajustable aux besoins spécifiques des entreprises. Du sur mesure pour le client, afin de ne pas s’encombrer de fonctionnalités inutiles, mais, au contraire, la possibilité de faire rajouter les extensions qui manqueraient.

Les points forts des ERP

Comparées aux logiciels spécifiques, les ERP présentent plusieurs avantages :

  • Optimisation du suivi financier et du contrôle de gestion grâce à l’intégration du processus de gestion
  • Homogénéisation des informations dans l’entreprise (plus grande cohérence)
  • Unicité du système d’information
  • Partage d’un système unique qui facilite la communication à l’intérieur de l’entreprise
  • Fiabilité. Un ERP a déjà été testé, et l’entreprise peut être certaine qu’il conviendra à son domaine d’activité
  • Évolutivité et adaptabilité
  • Rationalisation de l’architecture technique : un seul outil
  • Minimisation des coûts
  • Globalisation de la formation pour les employés qui doivent apprendre le fonctionnement d’un seul logiciel
  • Diminution du nombre de salariés affectés à la gestion
  • Maîtrise totale de l’activité à tous les stades de son début, jusqu’à son aboutissement
  • Service client de grande qualité pour les ERP

Pour un exemple de ces services optimisés, voir la dernière version d’un des logiciels leaders sur le marché : Odoo 9.

Un des outils des ERP : le workflow

Les ERP sont un logiciel unique avec des branches indépendantes et complémentaires.

Comment assurer le partage et la diffusion de l’information à l’intérieur de ces différentes branches?

Les ERP utilisent systématiquement un workflow (ou flux de travail), qui permet de tracer le travail et d’avoir une vue globale sur les tâches en cours, finies, ou encore à prévoir.

Cela permet la communication entre les employés, le contrôle du patron, le suivi du travail. Cela permet aussi de gagner en efficacité, puisqu’on informatise les conduites en assignant à chacun le rôle qu’il doit remplir.

Kissflow, par exemple, est un workflow.

Écran de gestion des tâches sur Kissflow

Écran de gestion des tâches sur Kissflow

ERP open source et ERP propriétaires

La différence tient dans l’ouverture du code. Dans les ERP open source, comme dans les logiciels libres, l’accès au code est libre : l’utilisateur possède un droit de modification du programme.

En revanche, les ERP propriétaires sont protégées par une licence et un copyright, qui empêche l’accès au code.

Les ERP les plus utilisés

ERP sapERP SageERP Oracle
Logo Odooerp-ibmerp-microsoft

A côté des géants que sont Microsoft et IBM, et des leaders dans le domaine des logiciels de gestion que sont SAP, Sage et Oracle, Odoo (anciennement Open ERP) fait figure de petit dernier… Mais seulement parce qu’il a été créé en 2005 ! Il compte déjà plus de 2 millions d’utilisateurs à travers le monde, de très grandes firmes comme Danone ou La Poste sont parmi ses clients, mais aussi… Atout Persona !

2017-09-19T15:44:42+00:00

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