La GED open source (ou Gestion Électronique de l’Information et de la Documentation) désigne tous les processus destinés à organiser et gérer des documents informatisés. Elle permet de suivre un document durant tout le cycle de sa vie, à partir de l’acquisition et jusqu’à l’archivage.
Sommaire
GED open source, définition
Les ERP sont des logiciels destinés à faciliter et unifier la gestion de l’entreprise, en couvrant et en mettant en liant tous ses départements.
En ce sens, la GED fait partie des ERP : elle permet une gestion pratique et un enregistrement systématique des documents de l’entreprise, c’est-à-dire de ses informations. Son outil est souvent combiné à celui des CMS.
La Gestion Électronique de l’Information et de la Documentation (ou GED)
GED ou GED open source ? En rajoutant la particule open source, comme dans ERP open source, on veut simplement dire que le logiciel a un code ouvert, c’est-à-dire qu’il est modifiable par l’utilisateur et, plus précisément, que l’entreprise peut le programmer pour l’adapter à ses besoins propres en gestion.
Dans le système d’organisation interne de l’entreprise, la GED open source occupe une place importante, qui résulte des avancées en matière de technologie.
Origine de la GED open source…
Un document, on le sait (mais peut-être le sait-on de moins en moins…), existe d’abord sur un support physique, matériel. Les premières inscriptions connues par nos archéologues remontent aux gravures rupestres, à ces mystérieuses grottes de Lascaux sur les parois desquelles les hommes peignaient et gravaient des faits de leur vie quotidienne. Voilà peut-être un des premiers documents, et quel document !
Un des premiers documents de notre civilisation, aujourd’hui numérisé et reproduit : la grotte de Lascaux
Puis ce fut toutes les inscriptions des sociétés qui éternisaient leurs coutumes et leurs croyances dans la pierre : les égyptiens et les pyramides, les grecs et les temples, les celtes et les menhirs… Mais déjà à cette époque, on utilise un support plus pratique, mais aussi plus volatile : le parchemin. De là au papier, il n’y a qu’un pas, ou presque. Encore un effort de 1000 ans, et ce fut au tour de l’imprimerie de généraliser ce support qui, il y a peu, étant encore dominant : le papier.
Avec les technologies, qui aujourd’hui nous semblent naturelles tellement elles sont inscrites dans notre environnement quotidien, à savoir : les ordinateurs, on sait désormais que les informations ont un support beaucoup moins physique. Ce qui permet un plus grand stockage et, grâce à internet, un partage plus facile.
Comme on peut le comprendre de soi-même, cette mutation technologique n’est jamais simplement technologique : elle occasionne (ou plus généralement : elle est liée) à des mutations sociales, économiques et de mentalités. Notre société a un rapport nouveau à la connaissance et à l’information; les églises et les bibliothèques se vident, chacun se promène avec un organe supplémentaire qui lui sert de tête, et parfois de cœur… Lequel, demandez-vous? Le smartphone et la tablette, bien sûr…
La liseuse : la solution pratique et mobile à la bibliothèque
En résumé, un document désigne une information dont le support peut être matériel, ou non. Grâce aux “nouvelles” technologies, les documents peuvent être informatisés. Une avancée? Oui, mais encore faut-il assurer leur gestion, une fois qu’ils sont réduits à des données numériques. D’où le rôle des GED open source…
Fonctionnalités de la GED open source
La dématérialisation (ou la transformation du support papier en fichier numérique), c’est bien, et beaucoup de facilités en résultent : consultation, circulation ou encore partage des documents. Mais il faut ensuite maîtriser et gérer ces fichiers électroniques.
Le but pour les entreprises? Réduire leurs coûts et augmenter leur efficacité et leur productivité.
Une image désuète… Regardez l’illustration suivante pour comprendre le principe de la GED !
On distingue plusieurs fonctions de la GED open source, qui constituent autant d’étapes du traitement de documents informatisés (ou cycle de vie) :
Acquisition
L’acquisition de documents s’effectue de plusieurs façons :
- Par l’intégration de documents papiers préexistants : le scanner permet de numériser l’information contenue sur le support papier. Une technologie de RAD permet ensuite de les trier, une technologie de LAD d’en extraire les images. D’autres technologies existent aussi, comme celle de reconnaissance des codes barres ou OCR, ou encore celle comportant des vérifications des contenus linguistiques et des règles (dite ICR)
- Par l’intégration de documents électroniques déjà existants
- Par la production de documents électroniques nouveaux
- Par l’échange de documents électroniques : très important dans l’entreprise, cet échange permet la communication du travail de chaque employé, sa validation et sa vérification. Cette circulation des informations et des tâches entre les employés et les responsables d’une entreprise est permise par un workflow
Une des fonctionnalités de la GED : l’acquisition de documents papiers sur votre ordinateur
Classement
Une fois le document intégré dans le système d’information, un système de classement permet de le retrouver. Un index permet de classer le document selon ses métadonnées (à savoir : de quel type de fichier s’agit-il? Quelle est sa date d’ajout? Qui en est l’auteur?) et son contenu.
Stockage
Stocker le document, cela signifie 2 choses : le conserver et le sécuriser. Un système de sauvegarde existe afin de ne rien perdre de vos données.
Diffusion
La vocation d’un document et de l’information qu’il contient? Être diffusé. Cette diffusion peut se réaliser sous 2 formes : soit on conserve le document dans son format électronique, soit on l’imprime. Des modules de vérification et de contrôle existent, en amont de cette transformation et de cette diffusion.
Archivage
Il est possible qu’un document n’ait plus d’utilité, et cependant qu’il faille le conserver encore, pour des raisons légales. D’où cette fonction d’archivage permise par les GED open source.
Avantages et Inconvénients de la GED
Avantages
- La réduction des coûts liés au papier
- L’accès pour tous aux documents
- Amélioration de l’indexation et de la recherche
- Enregistrement de tous les documents traités par l’entreprise (démarche qualité)
Inconvénients
- Coûts financiers (infrastructure technique)
- Accompagnement et formation du personnel aux techniques de la GED
- Les contenus multimédia (vidéos, sons) et ceux dits “à évolution rapide” représentent encore des défis pour la GED
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